21 jun 2017

TEMPO VALE MUITO MAIS QUE DINHEIRO

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Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é uma questão de saber definir prioridades. Você tem feito isso com a sua vida?

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Tempo é hoje um dos bens mais preciosos e também é um nossos principais problemas. Em geral, até mesmo em uma conversa de bar nos queixamos da falta dele. São inúmeros os culpados: trabalho, faculdade, cursos, metrô, trânsito, aquele social com a família no final de semana, enfim, a lista pode ser interminável e personalizada individualmente. Afinal, o tempo é como uma nau, cada capitão que cuide da sua.

O tempo é distribuído entre as pessoas de forma bem mais democrática que muitos outros recursos de que nós dependemos (como por exemplo, a inteligência ou o dinheiro). Rico não recebe mais do que pobre, professor não recebe mais do que analfabeto, executivo não recebe mais do que operários. A diferença é que os primeiros percebem que o tempo, apesar de democraticamente distribuído, é um recurso altamente perecível. Um dia perdido hoje (no sentido do que não realizei o que precisava) não é recuperado depois: é perdido para sempre.

Costumo encerrar todas as minhas palestras, agradecendo aos participantes pelo tempo que se dedicaram a ficar comigo, afinal ele é um dos nossos maiores ativos, e uma vez perdido é irrecuperável – e por isso, é tão precioso. O problema é que, muitas vezes, perdemos tempo sem nem perceber. No universo corporativo, por exemplo, jogamos muito tempo fora com atividades desnecessárias.

Uma delas é a prática da multitarefa. Embora tenhamos a ilusão de que fazer várias coisas ao mesmo tempo é produtivo, estudos do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres indicam que exercer mais de uma atividade ao mesmo tempo reduz a produtividade em até 40%. O número é chancelado pela pesquisa de David Strayer, diretor do laboratório de cognição aplicada da Universidade de Utah. Segundo o pesquisador, apenas 2% das pessoas tem capacidade de realizar múltiplas tarefas com qualidade. As outras 98% ao tencionar se dividir em ações justapostas irão desfocar completamente das atividades, não realizando nenhuma delas.

Evandro Mazuco, especialista em produtividade, comenta que isto ocorre, pois quando estamos tentando realizar várias coisas não temos um foco de atenção, mas vários de distração. O ideal, comenta ele é:  “ao invés de trabalhar em paralelo, trabalhar de forma sequencial, ou seja, iniciando uma atividade e a terminando”, pontua. Esta organização, aponta o profissional, além de ser benéfica à produtividade e ao gerenciamento de tempo, faz com que nos sintamos menos cansados, pois nos envolvemos com menos informações e mais satisfeitos, uma vez que ao final do dia haverá uma gama de atividades concluídas.

fazer mais com o mesmo tempo

Outro ponto a ser observado para um bom desempenho é descobrir qual é o seu período mais produtivo. Isto é: em que momento do dia você está mais disposto.  Eu, por exemplo, uso o comecinho das manhãs para as atividades que não exijam muito da minha capacidade intelectual, pois sei que meu organismo reage melhor depois das 10h00. Aí… Ninguém me segura. Aliás, não sei se vocês sabem, mas segundo estudos de produtividade, em geral as pessoas são mais produtivas pela manhã, quando ainda estamos físico e mentalmente tranquilos.

Se você é assim também, aproveite esse horário para realizar as tarefas prioritárias do seu dia. E cuidado, eu disse: do SEU dia. Se você usar seu momento mais produtivo, para abrir e-mails por exemplo, pode estar colocando tudo a perder, afinal quase tudo o que está na sua caixa de entrada são prioridades de outras pessoas. Ser produtivo não é equivalente a estar ocupado. Ser produtivo é, em primeiro lugar, saber administrar o tempo, ter sentido de direção, saber onde se vai.

Além destes pontos, trouxe aqui para o Lounge um vídeo do Evandro em entrevista à SocialBase em que ele aborda outras técnicas que, embora, pareçam salientes, não as vemos sendo praticadas com muita frequência. Assista quando sobre um tempo (Ops! Será que sobra algum?!?) e organize sua rotina para fazer o que é mais importante, seja na sua vida pessoal ou profissional.

Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos. Basta um pouco de esforço e determinação.

17 set 2015

PRODUTIVIDADE: FAÇA ACONTECER!

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Você sente que nunca tem horas suficientes no seu dia para fazer tudo o que você precisa? A boa notícia é que você não é o único!

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Não sei você, mas eu tenho um monte de pepinos para resolver. Eu costumava ter e-mails brotando igual mato na minha caixa de entrada, uma lista de tarefas quilométrica e aquelas ideias de negócios, uma delas que eu estive pensando em começar por fora há quatro anos, implorando pela minha atenção…

Ok, esse último eu ainda não consegui resolver, mas pelo menos eu melhorei na parte de controlar o monstro de duas cabeças dos e-mails e do gerenciamento de tarefas. E é assim que você também pode se tornar um ninja da produtividade:

passo 1: mude sua mentalidade 

Esqueça a gestão do tempo e pense sobre o fluxo de trabalho (workflow) e gerenciamento de energia.

Temos 100 mil bilhões de neurônios, mas só podemos manter sete coisas na nossa cabeça ao mesmo tempo. Isso significa que você precisa tirar coisas da sua cabeça e colocá-las em um sistema. No Unreasonable Institute usamos o Asana, mas eu também adoro o Smartsheet para a gestão de projetos; também já usamos o Trello e até mesmo o velho e bom sistema de papel e caneta (apesar de eu achar que os perco mais facilmente). Escolha um sistema e fique com ele.

passo 2: lembre-se de que checar o e-mail não é o seu trabalho 

Pode ser tentador dar uma olhada no seu e-mail à procura de coisas mais fáceis ou interessantes para fazer, mas isso só suga o tempo que você deveria estar dedicando a outras prioridades. Além disso, geralmente isso produz muito pouco em termos de resultados concretos. Então trabalhe na implantação das seguintes estratégias de gestão de e-mail:

  • Desligue as notificações: Aquelas coisas que aparecem no canto da tela são mais viciantes que crack e tão distrativas quanto, para terminar de fazer as coisas.
  • Verifique se o seu e-mail 3 vezes ao dia: Limite o número de vezes que você checa a sua caixa de entrada, assim você vai ser mais eficiente na hora de responder aos e-mails. Eu verifico o meu às 9h, às 12h e às 16h todos os dias. 
  • Aqui está um desafio: tente reduzir isso a apenas uma vez por dia (isso ainda é ninja demais para mim, mas é aonde quero chegar!). E, a propósito, verificar seu e-mail constantemente é TOC (transtorno obsessivo compulsivo)!
  • Reduza sua caixa de entrada a zero todos os dias. O Email Game da Baydin é uma maneira divertida e rápida de fazer isso. Passe entre 15 e 30 minutos usando esse programa para garimpar os seus e-mails.
  • Avise as pessoas sobre os seus hábitos de e-mail. Por exemplo, adicione uma observação à sua assinatura dizendo: “Eu leio e-mails uma vez por dia. Se for urgente, me ligue!”
  • Só mande e-mails para quem realmente precisa vê-los, isso significa reduzir o número de Cópias e Cópias Ocultas que você manda. Afinal, da mesma forma, você não quer desperdiçar o tempo dos outros.
  • Use abreviaturas: Se você conseguir colocar toda a sua mensagem na linha de assunto, faça isso! E coloque EOM depois, o que significa end of message ou “fim da mensagem”. Se o e-mail só traz informações de que os destinatários precisam saber, coloque PSC no final do seu e-mail, geralmente no corpo. Isso significa “para seu conhecimento” e indica que a pessoa não precisa responder.
  • Leia newsletters uma vez por semana.Crie uma pasta separada contendo todas as newsletters que você assina e não a abra até que você tenha tempo para se sentar e ler tudo.
  • Não use sua caixa de entrada como uma lista de afazeres

Quando você recebe um e-mail, tem as seguintes opções:

  • Excluí-lo;
  • Delegá-lo, ou seja, encaminhá-lo para outra pessoa para que ela lide com ele;
  • Respondê-lo — se achar que isso levará menos de 2 minutos, faça-o imediatamente;
  • Adiá-lo, isto é, colocá-lo na sua agenda para resolver mais tarde ou usar o ferramentas como o boomerang para que o e-mail volte para a sua caixa de entrada mais tarde;
  • Ou colocá-lo no seu sistema de gerenciamento de tarefas.

PASSO 3: USE ESTES TRUQUES.  

Existem ainda mais alguns truques que podem torná-lo ninja da produtividade e fazê-lo resolver as tarefas de forma mais fácil:

Engula o sapo!

Isso significa fazer a coisa mais difícil primeiro. E também significa combinar o seu nível de energia com a demanda do trabalho. Eu sempre agendo minhas tarefas mais difíceis para os primeiros horários da manhã, pois é quando tenho energia suficiente para enfrentá-las, deixando as tarefas mais fáceis para a tarde.

Cronometre suas tarefas

lounge-empreendedor-gestão-de-tempoSe a tarefa é difícil, você tem duas opções:

  1. Ligue o cronômetro e trabalhe nela por um período específico de tempo;
  2. Identifique uma tarefa e trabalhe nela por 10 minutos e faça uma pausa de 2 minutos; em seguida, fique em uma outra tarefa por 10 minutos e fala outra pausa de 2 minutos — faça isso por cinco vezes e você terá começado cinco grandes projetos. Ou você pode fazer isso com um único projeto.

Reduza seu tempo cinza

Seu tempo pode ser definido como branco, preto ou cinza. O branco se refere ao tempo passado com amigos e família, quando você está fazendo as atividades que não são relacionadas ao trabalho. O preto refere-se ao tempo passado trabalhando e resolvendo suas tarefas. E, por último, o cinza se refere ao tempo gasto entre os dois, o que deve ser evitado — trabalhar no seu laptop enquanto assiste à TV definitivamente é tempo cinza. Sendo assim, escolha: você deve ou trabalhar ou assistir a TV — fazer os dois não é nem relaxante nem produtivo. Separe de forma clara o seu tempo e espaço entre vida profissional e a vida doméstica.

Configure os sistemas de comunicação

Isso é especialmente importante em um escritório aberto, porque é fácil ser interrompido ou interromper os outros. Para evitar que isso aconteça, definia limites sobre quando você está disponível e quando não está. Coloque os fones de ouvido ou invente uma maneira divertida de dizer “não perturbe” (por exemplo, usando um chapéu vermelho).

Trabalhe em etapas

Faça todos os seus calls, por exemplo, em conjunto, mesmo que estejam divididos entre projetos diferentes.

Agende uma “reunião para uma pessoa”

Reserve uma sala de reuniões para utilizar sozinho ou vá a um café e concentre-se no que você precisa fazer. Esse é seu tempo reservado para focar.

Organize as suas listas de tarefas pelo contexto delas

Por exemplo, suas listas podem ser divididas em: 1) Lista de calls; 2) lista de afazeres de casa; 3) lista de afazeres do trabalho; e 4) lista de e-mails para enviar.

Ligue o modo chefe

É tentador se sentir constantemente pressionado a “fazer”, mas, sendo da liderança, às vezes você precisa parar de fazer para pensar. Tire um tempo (eu faço isso no final do dia ou durante a manhã) para olhar para o dia ou a semana anterior, rever projetos e ações e quebrar os grandes projetos em tarefas gerenciáveis ​​(por exemplo: se você está saindo de férias, pesquise online, verifique os preços, reserve e pague).

Saiba que você sempre vai ter mais para fazer do que você consegue

Você sempre terá mais demanda do que tempo, e você sempre vai querer colocar as mãos em tudo. Mas você não consegue fazer isso — ninguém consegue, mesmo que algumas pessoas pareçam poder. Por isso, trabalhe de forma eficiente, descanse bastante e tire um tempo para curtir. Já dizia James Howell: ““Trabalho sem diversão faz de Jack um bobalhão”.

 

Verity Noble é VP de Operações do Unreasonable Institute

Leia mais em Endeavor 

Artigo originalmente publicado no blog do Unreasonable Institute

 

19 ago 2015

QUANDO É HORA DE DELEGAR

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Descubra como trabalhar menos pode salvar a sua empresa

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Você é proprietário de uma empresa de pequeno ou médio porte e tem objetivos ambiciosos para fazê-la crescer, prosperar, gerar mais resultados e mais empregos. Tudo está indo bem até o momento em que você percebe que alguns clientes reclamam de problemas na entrega, funcionários se queixam de que as coisas não andam e até mesmo a família e os amigos dão toques de que você está trabalhando demais. Além disso, você sente aquela sensação de que seu trabalho não rende e não sabe onde está o problema.

Todos esses sintomas sinalizam que está mais do que na hora de você começar a delegar. Revelam uma tendência à centralização ou à falta de confiança na capacidade das pessoas. A delegação determina em grande parte sua eficácia como gestor, pois, se você não delegar, estará usando mal seu tempo, impedindo o crescimento profissional de seus funcionários, além de atravancar o fluxo dos trabalhos, das decisões e da resolução de problemas da empresa.

Quanto mais cedo você detectar a sobrecarga de trabalho, sua ou de outra pessoa, mais eficaz você será para corrigir o problema. Não espere fazer tudo sozinho.

Delegar, apropriadamente, é uma das habilidades executivas mais importantes. Quando você delega uma tarefa a alguém, a autoridade para executá-la passa a ser dela, porém a responsabilidade continua com você. Responsabilidades não podem ser delegadas. Assuma a responsabilidade, mas dê crédito à pessoa que realizou o trabalho e ajude-a a crescer, conferindo-lhe novas responsabilidades e autoridade para realizar as tarefas.

Uma técnica que facilita esse processo de delegação é a dos 3 Qs: o Quê, Quem e Quando.

  1. O Que deverá ser feito: exponha claramente o objetivo e forneça o máximo de informações para a conclusão da tarefa.
  2. Quem vai executar: identifique a pessoa certa para fazer o trabalho e treine-a. Certifique-se de que a pessoa entendeu a tarefa antes de começar a trabalhar e fique acessível para esclarecimentos e conselhos, sempre que ela precisar.
  3. Quando: marque uma data para a conclusão, mas monitore periodicamente a evolução.

O crescimento da sua empresa e a qualidade do seu trabalho dependerão muito de sua capacidade de delegar adequadamente. Se você o fizer, multiplicará sua produtividade.

Alexandre Rangel é sócio da Alliance Coaching
Fonte: Portal Exame

12 ago 2015

FERRAMENTAS ESSENCIAIS E GRATUITAS

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Pouco tempo livre e desafios de sobra? Confira estas ferramentas!

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Sabemos que você já leu muito sobre gestão de negócios, mas às vezes faltam aquelas instruções mais práticas, que vão te ajudar a transformar o que você aprendeu em ações no dia-a-dia na empresa. Por isso, resolvi trazer para o Lounge Empreendedor a dica sobre 10 materiais que a Endeavor separou para empreendedores que precisam ir direto ao ponto. Afinal, sempre ouço aquela velha pergunta: como eu aplico esse conceito para alavancar meus resultados?

Faça o download gratuito e comece a usar hoje mesmo!

1) Matriz de gestão de tempo para quem sente que 24 horas é pouco

Se você ainda é responsável por boa parte das atividades da sua empresa, das finanças à gestão de pessoas, essa matriz é feita pra você.

2) 5W2H: um plano de ação para quem quer colocar a mão na massa

Estar preparado para executar um novo projeto é tão simples quanto responder a essas 7 perguntas. Comece agora!

3) Guia de Definição de metas para PMEs

Toda empresa precisa ter metas para continuar crescendo. Se você já sabe aonde quer chegar, as metas seguem a linha de resultados que te leva até lá.

4) 8 passos para quem quer vender mais do que um produto

A ferramenta “Job to Be Done” te ajuda a enxergar seu produto como experiência de consumo e a transformar a noção de preço em valor.

5) Design Thinking para quem quer criar um negócio inovador

Siga essas quatro etapas e avance na construção de uma experiência de consumo desejada pelos seus futuros consumidores.

6) Mapa de Empatia para quem quer conhecer melhor seu público

Entender as verdadeiras necessidades e aspirações dos seus futuros consumidores é metade do caminho para criar algo relevante e desejável. Pegue esse atalho!

7) 10 Passos para Captar Clientes de Grande Porte
Direcionar seus esforços de captação aos clientes que mais vão te trazer retorno pode ser a melhor estratégia para empresas com um time de vendas reduzido.

8) Matriz BCG para quem quer apostar nos produtos que dão certo

Vaca-leiteira, estrela, abacaxi ou um grande ponto de interrogação. Classificar sua oferta de produtos com esses quadrantes vai te ajudar a melhorar suas apostas.

9) AIDALA para quem quer criar uma campanha de Marketing sem igual

Da conquista à fidelização, aprenda como criar uma estratégia consistente em cada etapa do seu planejamento de Marketing.

10) Técnica de 5S para quem sempre deixa a arrumação para depois

Seja em um escritório ou na garagem da sua casa, descubra como melhorar a organização do ambiente da sua empresa para aumentar a produtividade do time.

Fonte: Portal Endeavor 

21 mar 2015

APENAS O TEMPO!

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Perder tempo em fazer coisas que não interessam, priva-nos de cuidar do que é importante e descobrir coisas interessantes. Pense nisso!

 

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“Mas se você achar que eu tô derrotado, saiba que ainda estão rolando os dados. Porque o tempo, o tempo não pára", cantou Cazuza. E esse é um dos principais dilemas da vida moderna: administrar o tempo. 

Mesmo com equinócio (quando o dia e a noite têm exatamente a mesma duração), superlua e eclipse solar acontecendo no mesmo dia, não há fenômeno astral que retire de nós a sensação de que o tempo voa. 

Dia destes, conversando com algumas amigas, lembrávamos como o tempo na infância demorava a passar: aniversário levava séculos para chegar, Natal então nem se fala… Mas a verdade é que nosso mundo é bem diferente de quando éramos crianças. A cada ano parece que tudo fica mais rápido! 

Em uma pesquisa feita pela Revista Cláudia em fevereiro de 2015, 47% das mulheres afirmou que ter tempo livre é um luxo, 42% priorizam a vida profissional em detrimento a vida pessoal, fora todas as outras questões que não afetam apenas as mulheres, mas os homens também.

Não há gênero que diferencie a pressão!  E em tempos de vacas magras, crises econômicas e riscos de demissão, o volume de trabalho, estresse e a falta de tempo parecem aumentar. É como se fosse uma defesa natural da nossa mente, que entende que trabalhando mais, estamos mais seguros e imunes à demissão. Em algumas empresas isso até pode ser realmente verdade, mas não vamos generalizar, né?

Melhor do que culpar as empresas ou a competitividade, é você começar a encarar o tempo como seu aliado e não inimigo. Se ainda não foi possível realizar tudo ou alcançar a tão almejada vitória, persista, siga em frente, não se dê por derrotado, faça os dados ainda rolarem e siga em busca da sua vitória. Pode ter gente ao seu lado jogando contra, mas em “gratidão” a eles, siga em frente, lute um pouco mais, aprenda com os erros, busque os acertos e não abra mão de, até o fim, buscar a sua vitória!

E comece essa vitória hoje, dê o primeiro ou mais um passo! Aprenda a priorizar sua rotina e faça as coisas antes que elas virem urgência. A urgência e a correria são os vícios da modernidade, mas podemos nos antecipar e cuidar melhor das situações do dia-a-dia. Ao administrar melhor o tempo, você não deixa o importante entrar na esfera do urgente e parece tirar o “peso da velocidade” das suas costas.

Além disso, por mais simples que possa parecer, limite sua agenda! Se você não colocar um limite do tempo que se dedica às atividades, vai rapidamente perder o controle e, quando se der conta, estará trabalhando muito mais do que deveria. Não esqueça: não é o trabalho extra que fará você mais produtivo.

Dedique pequenos momentos a si mesmo. Pode ser qualquer coisa: esportes, livros, massagem… Pense em algo que melhore seu equilíbrio, pois se você está sentido o estresse aumentar com o tempo, significa que já passou do momento de começar a cuidar melhor deste bem precioso chamado VOCÊ!​

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