Archive for Produtividade

21 jun 2017

TEMPO VALE MUITO MAIS QUE DINHEIRO

No Comments Administração e Gestão, Ambiente de Trabalho, Carreira, Clima Organizacional, Coaching, Competências, Comportamento, Cotidiano, Gestão do Tempo, Motivação, Nem Todo Empreendedor Nasce Sabendo, Produtividade, Qualidade de Vida, Sucesso

Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é uma questão de saber definir prioridades. Você tem feito isso com a sua vida?

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Tempo é hoje um dos bens mais preciosos e também é um nossos principais problemas. Em geral, até mesmo em uma conversa de bar nos queixamos da falta dele. São inúmeros os culpados: trabalho, faculdade, cursos, metrô, trânsito, aquele social com a família no final de semana, enfim, a lista pode ser interminável e personalizada individualmente. Afinal, o tempo é como uma nau, cada capitão que cuide da sua.

O tempo é distribuído entre as pessoas de forma bem mais democrática que muitos outros recursos de que nós dependemos (como por exemplo, a inteligência ou o dinheiro). Rico não recebe mais do que pobre, professor não recebe mais do que analfabeto, executivo não recebe mais do que operários. A diferença é que os primeiros percebem que o tempo, apesar de democraticamente distribuído, é um recurso altamente perecível. Um dia perdido hoje (no sentido do que não realizei o que precisava) não é recuperado depois: é perdido para sempre.

Costumo encerrar todas as minhas palestras, agradecendo aos participantes pelo tempo que se dedicaram a ficar comigo, afinal ele é um dos nossos maiores ativos, e uma vez perdido é irrecuperável – e por isso, é tão precioso. O problema é que, muitas vezes, perdemos tempo sem nem perceber. No universo corporativo, por exemplo, jogamos muito tempo fora com atividades desnecessárias.

Uma delas é a prática da multitarefa. Embora tenhamos a ilusão de que fazer várias coisas ao mesmo tempo é produtivo, estudos do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres indicam que exercer mais de uma atividade ao mesmo tempo reduz a produtividade em até 40%. O número é chancelado pela pesquisa de David Strayer, diretor do laboratório de cognição aplicada da Universidade de Utah. Segundo o pesquisador, apenas 2% das pessoas tem capacidade de realizar múltiplas tarefas com qualidade. As outras 98% ao tencionar se dividir em ações justapostas irão desfocar completamente das atividades, não realizando nenhuma delas.

Evandro Mazuco, especialista em produtividade, comenta que isto ocorre, pois quando estamos tentando realizar várias coisas não temos um foco de atenção, mas vários de distração. O ideal, comenta ele é:  “ao invés de trabalhar em paralelo, trabalhar de forma sequencial, ou seja, iniciando uma atividade e a terminando”, pontua. Esta organização, aponta o profissional, além de ser benéfica à produtividade e ao gerenciamento de tempo, faz com que nos sintamos menos cansados, pois nos envolvemos com menos informações e mais satisfeitos, uma vez que ao final do dia haverá uma gama de atividades concluídas.

fazer mais com o mesmo tempo

Outro ponto a ser observado para um bom desempenho é descobrir qual é o seu período mais produtivo. Isto é: em que momento do dia você está mais disposto.  Eu, por exemplo, uso o comecinho das manhãs para as atividades que não exijam muito da minha capacidade intelectual, pois sei que meu organismo reage melhor depois das 10h00. Aí… Ninguém me segura. Aliás, não sei se vocês sabem, mas segundo estudos de produtividade, em geral as pessoas são mais produtivas pela manhã, quando ainda estamos físico e mentalmente tranquilos.

Se você é assim também, aproveite esse horário para realizar as tarefas prioritárias do seu dia. E cuidado, eu disse: do SEU dia. Se você usar seu momento mais produtivo, para abrir e-mails por exemplo, pode estar colocando tudo a perder, afinal quase tudo o que está na sua caixa de entrada são prioridades de outras pessoas. Ser produtivo não é equivalente a estar ocupado. Ser produtivo é, em primeiro lugar, saber administrar o tempo, ter sentido de direção, saber onde se vai.

Além destes pontos, trouxe aqui para o Lounge um vídeo do Evandro em entrevista à SocialBase em que ele aborda outras técnicas que, embora, pareçam salientes, não as vemos sendo praticadas com muita frequência. Assista quando sobre um tempo (Ops! Será que sobra algum?!?) e organize sua rotina para fazer o que é mais importante, seja na sua vida pessoal ou profissional.

Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos. Basta um pouco de esforço e determinação.

17 set 2015

PRODUTIVIDADE: FAÇA ACONTECER!

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Você sente que nunca tem horas suficientes no seu dia para fazer tudo o que você precisa? A boa notícia é que você não é o único!

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Não sei você, mas eu tenho um monte de pepinos para resolver. Eu costumava ter e-mails brotando igual mato na minha caixa de entrada, uma lista de tarefas quilométrica e aquelas ideias de negócios, uma delas que eu estive pensando em começar por fora há quatro anos, implorando pela minha atenção…

Ok, esse último eu ainda não consegui resolver, mas pelo menos eu melhorei na parte de controlar o monstro de duas cabeças dos e-mails e do gerenciamento de tarefas. E é assim que você também pode se tornar um ninja da produtividade:

passo 1: mude sua mentalidade 

Esqueça a gestão do tempo e pense sobre o fluxo de trabalho (workflow) e gerenciamento de energia.

Temos 100 mil bilhões de neurônios, mas só podemos manter sete coisas na nossa cabeça ao mesmo tempo. Isso significa que você precisa tirar coisas da sua cabeça e colocá-las em um sistema. No Unreasonable Institute usamos o Asana, mas eu também adoro o Smartsheet para a gestão de projetos; também já usamos o Trello e até mesmo o velho e bom sistema de papel e caneta (apesar de eu achar que os perco mais facilmente). Escolha um sistema e fique com ele.

passo 2: lembre-se de que checar o e-mail não é o seu trabalho 

Pode ser tentador dar uma olhada no seu e-mail à procura de coisas mais fáceis ou interessantes para fazer, mas isso só suga o tempo que você deveria estar dedicando a outras prioridades. Além disso, geralmente isso produz muito pouco em termos de resultados concretos. Então trabalhe na implantação das seguintes estratégias de gestão de e-mail:

  • Desligue as notificações: Aquelas coisas que aparecem no canto da tela são mais viciantes que crack e tão distrativas quanto, para terminar de fazer as coisas.
  • Verifique se o seu e-mail 3 vezes ao dia: Limite o número de vezes que você checa a sua caixa de entrada, assim você vai ser mais eficiente na hora de responder aos e-mails. Eu verifico o meu às 9h, às 12h e às 16h todos os dias. 
  • Aqui está um desafio: tente reduzir isso a apenas uma vez por dia (isso ainda é ninja demais para mim, mas é aonde quero chegar!). E, a propósito, verificar seu e-mail constantemente é TOC (transtorno obsessivo compulsivo)!
  • Reduza sua caixa de entrada a zero todos os dias. O Email Game da Baydin é uma maneira divertida e rápida de fazer isso. Passe entre 15 e 30 minutos usando esse programa para garimpar os seus e-mails.
  • Avise as pessoas sobre os seus hábitos de e-mail. Por exemplo, adicione uma observação à sua assinatura dizendo: “Eu leio e-mails uma vez por dia. Se for urgente, me ligue!”
  • Só mande e-mails para quem realmente precisa vê-los, isso significa reduzir o número de Cópias e Cópias Ocultas que você manda. Afinal, da mesma forma, você não quer desperdiçar o tempo dos outros.
  • Use abreviaturas: Se você conseguir colocar toda a sua mensagem na linha de assunto, faça isso! E coloque EOM depois, o que significa end of message ou “fim da mensagem”. Se o e-mail só traz informações de que os destinatários precisam saber, coloque PSC no final do seu e-mail, geralmente no corpo. Isso significa “para seu conhecimento” e indica que a pessoa não precisa responder.
  • Leia newsletters uma vez por semana.Crie uma pasta separada contendo todas as newsletters que você assina e não a abra até que você tenha tempo para se sentar e ler tudo.
  • Não use sua caixa de entrada como uma lista de afazeres

Quando você recebe um e-mail, tem as seguintes opções:

  • Excluí-lo;
  • Delegá-lo, ou seja, encaminhá-lo para outra pessoa para que ela lide com ele;
  • Respondê-lo — se achar que isso levará menos de 2 minutos, faça-o imediatamente;
  • Adiá-lo, isto é, colocá-lo na sua agenda para resolver mais tarde ou usar o ferramentas como o boomerang para que o e-mail volte para a sua caixa de entrada mais tarde;
  • Ou colocá-lo no seu sistema de gerenciamento de tarefas.

PASSO 3: USE ESTES TRUQUES.  

Existem ainda mais alguns truques que podem torná-lo ninja da produtividade e fazê-lo resolver as tarefas de forma mais fácil:

Engula o sapo!

Isso significa fazer a coisa mais difícil primeiro. E também significa combinar o seu nível de energia com a demanda do trabalho. Eu sempre agendo minhas tarefas mais difíceis para os primeiros horários da manhã, pois é quando tenho energia suficiente para enfrentá-las, deixando as tarefas mais fáceis para a tarde.

Cronometre suas tarefas

lounge-empreendedor-gestão-de-tempoSe a tarefa é difícil, você tem duas opções:

  1. Ligue o cronômetro e trabalhe nela por um período específico de tempo;
  2. Identifique uma tarefa e trabalhe nela por 10 minutos e faça uma pausa de 2 minutos; em seguida, fique em uma outra tarefa por 10 minutos e fala outra pausa de 2 minutos — faça isso por cinco vezes e você terá começado cinco grandes projetos. Ou você pode fazer isso com um único projeto.

Reduza seu tempo cinza

Seu tempo pode ser definido como branco, preto ou cinza. O branco se refere ao tempo passado com amigos e família, quando você está fazendo as atividades que não são relacionadas ao trabalho. O preto refere-se ao tempo passado trabalhando e resolvendo suas tarefas. E, por último, o cinza se refere ao tempo gasto entre os dois, o que deve ser evitado — trabalhar no seu laptop enquanto assiste à TV definitivamente é tempo cinza. Sendo assim, escolha: você deve ou trabalhar ou assistir a TV — fazer os dois não é nem relaxante nem produtivo. Separe de forma clara o seu tempo e espaço entre vida profissional e a vida doméstica.

Configure os sistemas de comunicação

Isso é especialmente importante em um escritório aberto, porque é fácil ser interrompido ou interromper os outros. Para evitar que isso aconteça, definia limites sobre quando você está disponível e quando não está. Coloque os fones de ouvido ou invente uma maneira divertida de dizer “não perturbe” (por exemplo, usando um chapéu vermelho).

Trabalhe em etapas

Faça todos os seus calls, por exemplo, em conjunto, mesmo que estejam divididos entre projetos diferentes.

Agende uma “reunião para uma pessoa”

Reserve uma sala de reuniões para utilizar sozinho ou vá a um café e concentre-se no que você precisa fazer. Esse é seu tempo reservado para focar.

Organize as suas listas de tarefas pelo contexto delas

Por exemplo, suas listas podem ser divididas em: 1) Lista de calls; 2) lista de afazeres de casa; 3) lista de afazeres do trabalho; e 4) lista de e-mails para enviar.

Ligue o modo chefe

É tentador se sentir constantemente pressionado a “fazer”, mas, sendo da liderança, às vezes você precisa parar de fazer para pensar. Tire um tempo (eu faço isso no final do dia ou durante a manhã) para olhar para o dia ou a semana anterior, rever projetos e ações e quebrar os grandes projetos em tarefas gerenciáveis ​​(por exemplo: se você está saindo de férias, pesquise online, verifique os preços, reserve e pague).

Saiba que você sempre vai ter mais para fazer do que você consegue

Você sempre terá mais demanda do que tempo, e você sempre vai querer colocar as mãos em tudo. Mas você não consegue fazer isso — ninguém consegue, mesmo que algumas pessoas pareçam poder. Por isso, trabalhe de forma eficiente, descanse bastante e tire um tempo para curtir. Já dizia James Howell: ““Trabalho sem diversão faz de Jack um bobalhão”.

 

Verity Noble é VP de Operações do Unreasonable Institute

Leia mais em Endeavor 

Artigo originalmente publicado no blog do Unreasonable Institute

 

31 jan 2015

DE VOLTA À ROTINA

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Não pragueje contra a rotina, ao contrário, comemore quando tudo está normal.

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Todo dia ela faz tudo sempre igual: me sacode às seis horas da manhã, me sorri um sorriso pontual e me beija com a boca de hortelã." A música "Cotidiano", de Chico Buarque, pode parecer o presságio de uma vida sem graça, mas ter uma rotina estabelecida não é sinônimo de tédio ou marasmo.

Na verdade, o ser humano, com a sua interminável mania de reclamar, vive criticando a rotina, desejando que as coisas mudem ou esperando que um meteoro passe pela sua vida para, nesse vendaval de emoções, sentir-se renovado e reanimado.

A palavra rotina significa "um conjunto de operações ordenadas, que fazem parte de um programa para executar uma operação repetida, que se efetua frequentemente ou sempre da mesma maneira". Rveclamamos da rotina, mas esquecemos de que, quando saímos dela, nem sempre há uma garantia de acontecimentos bons.

Quantos não gostariam de nunca ter ouvido aquela notícia de uma doença grave? Quantos não quereriam voltar o tempo antes de ouvir que aquela relação estava desgastada e que melhor era a separação? Quantos não queriam de volta o emprego de que tanto reclamavam?

Por isso, precisamos aprender a valorizar a "rotina boa", o beijo de "bom dia" ou "boa noite", as brincadeiras, o almoço com os amigos, o dormir abraçadinho… É ela que nos mostra o valor do formidável. Pense bem: o que você gosta de fazer pra sair da rotina? Viajar? Faça isso todos os dias, durante anos. Logo essa se tornará sua rotina. Não tem jeito! E é para isso que ela serve, para você desejar as férias de fim de ano, a saída ao barzinho, a viagem para o lugar dos sonhos.

Outro significado da palavra é: "caminho já trilhado e sabido". Porque não podemos encarar assim nosso cotidiano? Não é bom sabermos como será o dia de amanhã? Os períodos em que mais sentimos medo, angústia e ansiedade são justamente aqueles em que desconhecemos o que está por vir.

Por isso, defendo a rotina como algo necessário, indispensável e insubstituível. Nosso corpo precisa dela para seu bom funcionamento e nossa mente precisa de tempo, tranquilidade e calma para organizar o pensamento lógico, avaliar cenários e tomar decisões. Nada se constrói sem disciplina e organização.

Precisamos aprender a valorizar o caminho conhecido, não esperar demais das situações e aprendermos a nos sentir felizes sem que nada de especial tenha acontecido; apenas o fato de tudo estar no seu devido lugar, de nos sentirmos bem e termos a consciência tranquila. Na realidade, a cada novo amanhecer existe uma renovação e, para sair da rotina, basta despertar a cada dia de bom humor, esperando que esse novo dia corra bem, para que possamos fazer o melhor e que boas surpresas possam nos surpreender.

Se você quer um passo a passo para estabelecer uma rotina eficiente, vejas as dicas que o Lounge Empreendedor preparou pra você: 

  • Organização: Antes de conseguir mudar a sua rotina, ou criar hábitos que favoreçam o desenvolvimento das suas atividades, é preciso ter um plano, um mapa de todas as suas tarefas. Conhecer bem a sua rotina é o primeiro passo para conseguir traçar um plano. Em seguida, organize a sua vida, começando pela sua mesa de trabalho, o desktop do seu computador e a ordem das tarefas.  Isso vai ajuda-lo a economizar tempo, essencial para uma rotina eficiente.
  • Realidade: Ser otimista é importante, mas ser realista é uma necessidade. Por isso, não crie metas inatingíveis! Trace a sua rotina de acordo com o tempo que você tem disponível e o período que você leva para executar cada tarefa. Monte uma lista com todas as tarefas e coloque-as de acordo com a prioridade. Seja razoável e tenha bom senso ao escolher as mais importantes e inevitáveis primeiro.
  • Multitarefa: Realizar várias tarefas ao mesmo tempo pode ser totalmente prejudicial para a qualidade final do seu trabalho. Embora alguns projetos exijam que você se envolva em diferentes atividades, seja cuidadoso e tente fazer cada uma individualmente, para conseguir se dedicar mais e melhor.
  • Produtividade: Quem conhece a si mesmo sai na frente dos outros profissionais, pois consegue reconhecer qual o melhor momento para executar determinadas tarefas. Considere isso durante a sua rotina, observe qual o horário e o rendimento de todas as suas atividades e vá modificando até conseguir uma rotina otimizada.
  • Tempo: A gestão de tempo é essencial para uma rotina eficiente. Faça uma planilha e insira todas as suas atividades e o tempo que leva em cada uma. Vá anotando até conseguir uma forma organizada e que promova melhor a produtividade.
  • Reuniões: Reuniões costumam ocupar tempo demais, por isso cuidado com elas. Só aceite participar de reuniões quando for realmente importante. Quem está gerenciando uma equipe, deve observar qual o melhor horário e dia para marcar essas reuniões, sem prejudicar o desempenho final.
  • Mídias sociais: Ficar online o tempo todo pode ser prejudicial ao seu desempenho. Claro que é importante participar das redes sociais, mas tenha bom senso e separe um período para participar das redes que você faz parte, sem prejudicar o seu desempenho.
  • Informação: Existem várias maneiras de conseguir melhorar a aquisição de conhecimento, por isso, aproveite para fazer uma triagem sobre as principais notícias e informações sobre a sua área de atuação. Quem está bem informado sempre tem destaque.

E se agora, você estiver com um tempinho livre, aproveita pra curtir Chico Buarque com um novo olhar sobre a rotina! 

 

05 mai 2014

EM QUE ZONA VOCÊ ESTÁ?

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Calma! Nada de malícia. Se você quer que sua empresa continue a crescer, não pare a leitura agora… 

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Na verdade, só desejo saber se sua empresa está na zona de conforto ou na zona de conflito. Zona de conflito não é estar em guerra, mas em viver em um ambiente capaz de oferecer à empresa condições de continuamente rever seus conceitos, procedimentos, planos e ações. Viver na zona de conforto significa administrar uma empresa onde nada novo acontece e o lema que ecoa pelos corredores é “se melhorar estraga” ou, então, “fazemos isso há anos e está dando certo”.

Que bom que está dando certo, mas será que para sempre continuará assim?

Durante a maior parte do tempo, vivemos num estado de ser muito estável. Fazemos as coisas da mesma forma, dia após dia, e a vida parece ser tranquila, confortável e bem encaminhada. No fundo, gostamos de ter a certeza das coisas, de saber que elas não nos causarão incômodo, que nos poupem tempo e que, acima de tudo, não tenhamos que pensar muito para tomar decisões. Nossa própria estrutura cerebral nos “empurra” para situações estabelecidas por força do hábito, e o hábito é um padrão mental e comportamental que é instituído por força da repetição.

Então, como diria Wanderléia: “Por favor, pare agora!”.

Alargar sua zona de conforto é imperativo em favor de seu desenvolvimento pessoal e da produtividade da sua empresa. Invadir a zona de conflito pode causar algum incômodo, mas o desconforto é temporário, dado que temos uma capacidade enorme de aprendizagem e adaptação.

Quantas vezes você já precisou fazer algo com o qual não se sentia muito confortável? Por exemplo: fazer uma apresentação para investidores mesmo morrendo de medo de falar em público?

Quando você alarga a sua zona de conforto, você cresce também como pessoa. Ao se propor a fazer ou aprender algo que lhe permita agarrar uma nova oportunidade ou melhorar a eficácia da sua empresa, relacionamento, saúde ou até mesmo da organização da sua vida, inevitavelmente você enfrenta algo desconhecido que pode requerer um determinado grau de esforço, dedicação e compromisso.

Quando o negócio, o trabalho, a carreira, um relacionamento, a saúde ou qualquer objetivo importante de realizar está em jogo, sair da sua zona de conforto é uma forma de buscar um novo resultado. O sucesso vem daquela força que a gente tem de “pegar o touro à unha” e fazer algo diferente daquilo que os outros fazem ou daquilo que tem feito até ao momento

Quando isso acontece, você pode aumentar drasticamente suas oportunidades e aprender muito sobre si mesmo e sobre como você age (e reage) em determinadas situações. Este sentimento é ótimo para gerar autoconfiança para eventos semelhantes no futuro sem os receios e dúvidas.

Então, aproveite essa semana e aprenda algo novo.  Faça coisas que nunca fez ou que nunca viu fazer. Impulsione suas metas para o nível seguinte, suba um degrau e lance-se a novas oportunidades que surgem da expansão da sua zona de conforto. Dizem que aquilo em que nos focamos, expande-se. Caminhe para o sucesso que o sucesso está a caminho!

Nos vemos por lá…

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15 jul 2013

PRODUTIVIDADE E TEMPO

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Com o aumento de nossas atividades profissionais, é constante a sensação de que o nosso tempo é insuficiente. Mas será que é esse mesmo o problema?

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Já parou para pensar em como o ambiente no qual estamos inseridos pode influenciar no quanto somos capazes de produzir?

Esse ambiente depende muito da organização, da criação de uma rotina, de processos que permitam que você e sua equipe tenham a autonomia de agir em determinadas situações, e é claro, do bom relacionamento entre as pessoas envolvidas.

Existem fatores como a procrastinação, o excesso de prioridades, o acúmulo de tarefas por falta de planejamento e as famosas reuniões desnecessárias que impossibilitam que o seu negócio evolua e faz com que todos sintam que o tempo passa cada vez mais rápido e que há sempre algo do qual não se deu conta.

Para sair fugir às armadilhas do tempo cabe a nós mesmos mudar de atitude. Precisamos parar um momento e rever compromissos, avaliar o que tem dado certo e o que não tem e estabelecer objetivos através de planejamento e muita disciplina.

lounge-empreendedor-produtividade-e-tempoNão adianta querer abraçar o mundo de uma vez. Ainda que você seja como eu e adore um desafio de vez em quando para se superar e melhorar seus próprios resultados, é preciso pegar um desafio por vez para não comprometer outras tarefas que já tenha assumido. Só assim você se sentirá evoluindo sempre e não um apagador de incêndios.

Para isso que tal algumas dicas?

  1. Defina um foco: a partir do momento em que suas prioridades forem definidas, fica mais fácil manter o foco no que é necessário e ver se é preciso correr mais ou se pode administrar o tempo com mais tranquilidade. Mas cuidado! Desvios constantes do foco com distrações, conversas paralelas ou uso de celulares e redes sociais podem tirar a concentração e gastar um tempo que fará falta depois. (É claro que não estou dizendo para não acessar a internet nunca ou não tirar um tempo para a leitura do Lounge Empreendedor e compartilhar o que mais gosta nas suas redes sociais. Eu estaria sendo muito hipócrita, né? O problema está no exagero!)
  2. Atenção aos prazos: estabeleça uma ordem para as tarefas a serem realizadas de acordo com a data de entrega do serviço/produto estabelecida em seu planejamento.  Você pode planejar a semana e fazer uma lista de compromissos importantes para serem feitos. Empreendedores que não conseguem definir o que deve ser realizado primeiro, o que é urgente e o que é importante e o que não é acabam gerando um acúmulo de tarefas, atrasos e MUITA  dor de cabeça. Por isso, crie o hábito saudável de se planejar.
  3. Deixe o ambiente mais humano. É claro que muitas vezes é preciso separar a vida pessoal da vida profissional, mas seres humanos são naturalmente sociais e precisam de relacionamento para se sentir bem, felizes e dispostos no trabalho. Por isso, crie espaço para que as pessoas se sintam integradas ao espaço de trabalho com suas particularidades. Estimular uma filosofia de qualidade de vida e de qualidade no uso do tempo melhorará a produtividade e os resultados da sua empresa. Acredite!

Nunca subestime o poder de um ambiente agradável ou de uma ação gentil. Por isso, diga adeus à bagunça e comece uma ótima semana.

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